A. PENDAHULUAN
Dalam
menghadapi persaingan bisnis yang semakin ketat seiring dengan meningkatnya
kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi seperti sekarang ini, menyadarkan
kepada semua orang bahwa perubahan lingkungan bisnis dan organisasi adalah
nyata dan sedang berlangsung. Perubahan yang terjadi saat ini, secara langsung
maupun tidak langsung merupakan bagian dari dampak yang diakibatkan oleh
globalisasi yang melanda semua Negara di dunia. Untuk menghadapi persaingan
bisnis yang semakin kompetitif, dinamis, dan cenderung sulit diprediksi pada
era global saat ini membutuhkan ketersediaan Sumber Daya Manusia (SDM) yang
cakap, terampil, berkeahlian, dan responsip terhadap perubahan.
Era
global yang terjadi saat ini telah membuka kesadaran banyak orang bahwa
organisasi/perusahaan yang hidup di tengah-tengah persaingan bisnis yang
kompetitif ini, teknologi menjadi daya tarik sekaligus simbul sebuah era baru
yang disebut sebagai era teknologi informasi. Teknologi informasi sebagai
sebuah era baru pada abad 21 ini, dicirikan oleh daur hidup produk (product
life cycle) yang semakin pendek. Kecanggihan teknologi yang lahir dan direspon
oleh pasar selalu diikuti terus oleh lahirnya teknologi baru yang lebih canggih
dan begitu seterusnya. Kompetisi dalam melahirkan barang dan jasa seperti tidak
ada akhirnya sehingga konsumen sangat dimanjakan oleh banyaknya pilihan yang
bervariasi.
Pada
era global yang kompetitif ini, kehidupan organisasi bisnis dituntut untuk
terus bergerak mengikuti arus perubahan yang sangat cepat dan massif. Derasnya
arus perubahan membawa konsekuensi logis bagi perusahaan untuk selalu
mengantisipasi dan harus mampu menyesuaikan dengan perubahan yang terjadi.
Dalam konteks ini, Cascio, dalam Safarudin Alwi, 2001:144 ditegaskan bahwa
Perencanaan SDM akan menjadi lebih penting bagi perusahaan karena globalisasi,
teknologi baru, proses restrukturisasi organisasi, dan perbedaan etnis dalam
angkatan kerja. Dengan kata lain, faktor-faktor di atas akan menghasilkan
ketidakpastian dan sukar untuk diprediksi, maka perusahaan harus mengembangkan
bisnis dan menyusun rencana SDM secara sinergis dengan rencana bisnis dalam
mengurangi resiko akibat ketidakpastian tersebut.
Organisasi/perusahaan
yang memperkerjakan orang-orang untuk mencapai tujuan dalam menyediakan SDM
pada era global sekarang maupun untuk proyeksi di masa datang tidak boleh
mengesampingkan fenomena perubahan lingkungan bisnis yang massif dan turbulen
seperti sekarang ini. Kelangsungan eksistensi organisasi yang hidup, tumbuh,
dan berkembang di tengah-tengah lingkungan bisnis yang kompetitif memerlukan
SDM yang berkualitas. Dalam era 4 teknologi dan informasi, tuntutan kualitas
SDM harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi terutama dalam hal
kualitasnya. Hal ini penting karena kemajuan dan kecanggihan teknologi yang
tidak diimbangi dengan tersedianya SDM yang mumpuni dalam mengoperasikan
peralatan modern yang dimiliki oleh organisasi/perusahaan, maka hal itu akan
sangat mempengaruhi tingkat keberhasilan dalam mencapai tujuan-tujuan yang
telah ditetapkan. Minimnya SDM baik secara kuantitas maupun kualitas dalam
suatu organisasi akibat salah dalam perencanaan/proyeksi SDM di masa datang
dapat menghambat kecepatan pencapaian tujuan.
Organisasi
yang tidak didukung pegawai/karyawan yang sesuai baik dari aspek kuantitas,
kualitas, strategi, dan operasional yang baik, maka dapat dipastikan organisasi
tersebut akan sulit mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya dimasa yang
akan datang, Riva’i (2004:35). Organisasi dalam perjalanan waktunya pasti telah
memiliki sejumlah tujuan-tujuan yang akan dicapai dalam kurun waktu tertentu.
Tujuan organisasi pada umumnya menganut prinsip/pola tujuan jangka pendek (1
tahun), jangka menengah (5 tahun), dan jangka panjang (10 tahun) atau lebih.
Dalam rangka usaha untuk mewujudkan tujuan-tujuan tersebut biasanya juga telah
disiapkan rencana strategis dan rencana operasional sebagai panduan pencapaian
tujuan tersebut.
Satu
hal yang tidak boleh diabaikan dalam praktek organisasi adalah pentingnya
integrasi atau keterpaduan antara perencanaan bisnis dengan perencanaan SDM.
Perencanaan bisnis yang diikuti dengan perencanaan SDM yang baik akan
menghasilkan tingkat efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan organisasi.
Sebaliknya, perencanaan bisnis yang tidak dibarengi dan diikuti perencanaan SDM
yang baik akan mempengaruhi tujuan organisasi. Tidak sedikit
perusahaanperusahaan besar dalam praktek organisasi bisnisnya yang kurang dalam
memberi perhatian atau porsi pelibatan manajer SDM terhadap pembuatan
rencana-rencana bisnis yang akan dilakukan dalam kurun waktu tetentu. Biasanya
pada tataran ini seorang pimpinan perusahaan melibatkan manajer pemasaran dan
manajer keuangan, sehingga akibatnya perusahaan tidak memiliki SDM yang sesuai
dengan kebutuhan organisasi, Walker, 1980:76.
B. PENGERTIAN PERENCANAAN SDM
Perencanaan
SDM adalah proses mengantisipasi dan membuat ketentuan (persyaratan) untuk
mengatur arus gerakan tenaga kerja ke dalam, di dalam, dan ke luar organisasi,
Arthur W Sherman dan Goerge W Bohlander, dalam Hadari Nawawi, 1997:137.
Sementara menurut G Steiner, dikatakan bahwa perencanaan SDM merupakan
perencanaan yang bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan
organisasi dalam mencapai tujuan, melalui strategi pengembangan kontribusi
pekerjanya di masa depan. Dari ke dua definisi yang disebut di atas, sementara
dapat disimpulkan bahwa perencanaan SDM merupakan serangkaian kegiatan yang
berkaitan dengan upaya merencanakan dalam mengantisipasi masa depan
Perencanaan
SDM sebagai suatu kegiatan merupakan proses bagaimana memenuhi kebutuhan tenaga
kerja saat ini dan masa datang bagi sebuah organisasi. Dalam memenuhi kebutuhan
tenaga kerja saat ini, maka proses perencanaan SDM berarti usaha untuk
mengisi/menutup kekurangan tenaga kerja baik secara kuantitas maupun kualitas.
Sedangkan dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja di masa datang, perencanaan SDM
lebih menekankan adanya usaha peramalan (forecasting) mengenai ketersediaan
tenaga kerja yang didasarkan pada kebutuhan sesuai dengan rencana bisnis di
masa datang. Dengan kata lain, tujuan perencanaan SDM adalah untuk
mempergunakan SDM seefektif mungkin agar memiliki sejumlah pekerja yang
memenuhi persyaratan/kualifikasi dalam mengisi posisi yang kosong kapanpun dan
apapun posisi tersebut. Dengan tersedianya informasi tentang kebutuhan dan
kualifikasi yang diinginkan, maka dalam pelakasanaan rekrutmen, seleksi,
penempatan, pemeliharaan, pengembangan, dan pemberian kesejahteraan karyawan
akan lebih mudah dan terkendali.
` Sedangkan menurut Safarudin Alwi,
2001:143, dikatakan bahwa perencanaan SDM adalah perencanaan yang disusun pada
tingkat operasional yang diajukan untuk memenuhi permintaan SDM dengan
kualifikasi yang dibutuhkan. Perencanaan SDM pada dasarnya dibutuhkan ketika perencanaan
bisnis sebagai implementasi visi dan misi perusahaan telah ditetapkan. Visi
perusahaan sebagai pemandu arah sebuah bisnis kemana akan menuju dan dengan
strategi apa bisnis tersebut akan dijalankan. Berawal dari strategi bisnis
tersebut kemudian strategi perencanaan SDM apa yang akan dipilih. Strategi SDM
yang dipilih dan ditetapkan sangat menentukan kebutuhan SDM seperti apa yang
akan diinginkan, baik secara kuantitas maupun kualitas.
Sementara
perencanaan SDM menurut Graham dan Benet dalam Safarudin Alwi, 2001:148,
dikatakan bahwa perencanaan SDM sebagai upaya memproyeksikan berapa banyak 6
karyawan dan macam apa yang dibutuhkan organisasi dimasa yang akan datang.
Sebenarnya masih banyak lagi definisi tentang perencanaan SDM yang bisa
diangkat, namun dari beberapa definisi yang disebut di atas secara umum dapat
disimpulkan bahwa perencanaan SDM merupakan proses menentukan kebutuhan SDM,
secara kuantitatif dan kualitatif untuk mencapai tujuan strategik organisasi
melalui fungsi-fungsi MSDM dalam jangka pendek maupun jangka panjang secara
efektif dan efisien.
C. PROSES PERENCANAAN SDM
Proses perencanaan SDM
untuk masa kini dan masa datang sangat dipengaruhi oleh dua faktor penentu,
yakni faktor internal dan faktor eksternal perusahaan. Faktor internal
perusahaan seperti adanya karyawan yang memasuki batas usia pensiun, meninggal
dunia, keluar/berhenti kerja, rotasi, dan kemungkinan promosi jabatan.
Sedangkan faktor eksternal antara lain ketatnya persaingan bisnis, cepatnya
perkembangan teknologi, dan tingkat ketertgantungan (interdependent) antara
satu perusahaan dengan perusahaan lain, serta ketergantungan antara satu Negara
dengan Negara lain. Begitu rentannya organisasi/perusahaan yang hidup dan
tumbuh di tengah-tengah perubahan yang cepat, sehingga perencanaan SDM mutlak
dibutuhkan selaras mengikuti rencana strategi bisnis yang akan diwujudkan.
Rangkaian pelaksanaan
perencanaan SDM yang terintegrasi dengan rencana strategi bisnis baik dalam
jangka pendek maupun jangka panjang menurut Hadari Nawawi, 1997:144 adalah
sebagai berikut:
1.
Dalam proses perencanaan strategi
bisnis, beberapa organisasi/perusahaan akan melakukan:
a)
Menyusun rencana strategi bisnis dengan
perspektif jangka panjang (5-10 tahun) atau lebih di masa mendatang.
b)
Menyusun rencana operasional bisnis yang
dijabarkan dalam rencana strategi dengan perspektif jangka sedang (3-5 tahun)
di masa mendatang.
c)
Menyusun rencana tindakan berupa
anggaran dengan perspektif tahunan yang menggambarkan kegiatan bisnis yang akan
dilaksanakan selama satu tahun (tahunan) dengan menyediakan anggaran tertentu
untuk dapat diwujudkan.
2.
Dalam kegiatan perencanaan SDM
a) Pada
tahap awal perencanaan SDM mengidentifikasi isu-isu berdasarkan
komponenkomponen di dalam rencana strategi bisnis jangka panjang. Beberapa
komponen yang bisa dijadikan isu perencanaan SDM antara lain (1) filsafat
perusahaan, (2) laporan hasil penelitian tentang hal-hal seputar lingkungan
bisnis, (3) tujuan-tujuan dan sasaran strategis yang akan dicapai, dan (4)
hasil analisis SWOT perusahaan.
b) Pada
tahap selanjutnya hasil analisis isu digunakan sebagai masukan dari perencanaan
operasional jangka menengah ke dalam tahap kegiatan perkiraan kebutuhan SDM
dalam proses perencanaan SDM.
c) Hasil
perkiraan kebutuhan SDM tersebut dijadikan masukan secara integral dalam
penyusunan anggaran tahunan ke dalam langkah perencanaan SDM.
D. MODEL PERENCANAAN SDM
Dalam
implementasai organisasi, setelah sebelumnya dilakukan penyesuaian atau
pengintegrasian rencana, maka secara operasional perencanaan SDM harus mampu 8
menterjemahkan setiap program yang akan dilakukannya dan meyakinkan bahwa semua
rencana SDM tidak akan saling berbenturan dengan perencanaan bisnis secara
keseluruhan. Proses perencanaan SDM pada tingkat ini merupakan proses memilih
dan menentukan kebutuhan jenis karyawan, baik dari sisi kaualitas maupun
kuantitasnya. Sedikitnya terdapat empat aspek dalam perencanaan SDM
masing-masing sebagai berikut:
1.
Proyeksi jumlah karyawan yang dibutuhkan
(forecasting of employees).
2.
Identifikasi SDM yang tersedia dalam
organisasi (human resource audit).
3.
Analisis keseimbangan penawaran dan
permintaan (demand and suplay analysis)
4.
Program aksi (action program).
Membuat
proyeksi jumlah karyawan yang akan dibutuhkan karena berbagai alasan seperti
karena pensiun, meninggal dunia, pindak ke perusahaan lain, dan promosi jabatan
merupakan inti dari program perencanaan SDM. Untuk melakukan proyeksi guna
mengetahui jumlah karyawan yang dibutuhkan dalam masa waktu tertentu harus
menggunakan teknik atau metode terukur sehingga diperoleh data yang handal
(valid) sebagai bahan pengambilan keputusan selanjutnya. Sedikitnya ada dua
teknik sederhana dalam menetukan jumlah kebutuhan SDM, yaitu (1) teknik
indeksasi, dan (2) ekstrapolasi. Teknik indeksasi dan ekstrapolasi ini
sebenarnya bagian dari metode trend yang lebih bersifat kuantitatif.
Analisis
indeks atau analisis rasio merupakan teknik peramalan yang menggunakan indeks
dalam menentukan pertumbuhan organisasi. Perusahaan dalam menggunakan analisis
ini biasanya mendasarkan pada catatan volume penjualan pada waktu tertentu
sebagai dasar. Sebagai contoh, jika perusahaan ingin menerima karyawan 15 orang
maka logika yang digunakan adalah beban tanggungjawab seorang karyawan
sebanding dengan volume penjualan sebesar 15.000 unit per tahun, dengan asusmsi
pada tahun berikutnya perusahaan juga ingin meningkatkan volume penjualannya
menjadi 150.000 unit. Praktek penambahan kebutuhan karyawan menggunakan
analisis rasio juga bisa diterapkan di sebuah hotel atau rumah sakit. Sebagai
contoh, indeks perbandingan jumlah perawat dalam suatu rumah sakit berbanding
10 dengan jumlah tempat tidur. Contoh ini dapat dimaknai bahwa satu orang perawat
harus mampu melayani sebanyak 10 tempat tidur/bed, sehingga jika pihak rumah
sakit ingin melakukan perluasan dengan membangun kamar 1000 tempat tidur maka
perawat yang bisa diprediksi untuk dibutuhkan sebanyak 100 orang.
Sementara
untuk teknik ekstrapolasi pada umumnya sering digunakan dalam membuat perkiraan
kebutuhan SDM dalam jangka pendek. Penggunaan proyeksi kebutuhan SDM dengan 9
teknik ekstrapolasi adalah mendasarkan pada data pertumbuhan rata-rata karyawan
di bagian/departemen tertentu. Contoh, di departemen produksi dalam dua tahun
terakhir rata-rata merekrut 10 orang karyawan setiap bulan, sehingga
ekstrapolasi trend tersebut ke dalam kebutuhan SDM yang akan datang adalah 120
orang. Teknik ini memang terkesan sangat kasar dan sederhana, namun demikian
teknik ini tetap bisa digunakan dalam memproyeksikan kebutuhan SDM.
Seperti
telah disebutkan di atas bahwa inti dari perencanaan SDM adalah tersedianya
data yang akurat tentang kebutuhan SDM dalam kurun waktu tertentu secara
kuantitas maupun kualitas. Berbagai langkah untuk pelaksanaan perencanaan SDM
melalui beberapa proses dan menggunakan metode/teknik statistik kuantitatif
maupun kualitatif sehingga diperoleh informasi jumlah karyawan (kelebihan atau
kekurangan) dan tindakan apa yang seharusnya dilakukan oleh manajemen SDM atas
kemungkinan dari keduanya.
E. TANTANGAN PERENCANAAN SDM
Perencanaan SDM dalam
suatu organisasi/perusahaan akan dirasakan efektif atau tidak sangat tergantung
pada kualitas dan jumlah informasi yang relevan dan tersedia bagi pengambilan
keputusan. Dalam praktek pelaksanaan perencanaan SDM yang efektif, pada era
global seperti sekarang ini akan menghadapi tantangan yang tidak ringan. Salah
satu tantangan yang harus dihadapi, antara lain (Henry Simamora, 1997:73):
1.
Mempertahankan keunggulan kompetitif.
Dalam persaingan bisnis yang keras, keunggulan kompetitif menjadi tujuan setiap
organisasi bisnis. Keunggulan kompetitif yang diraih dan dinikmati oleh
organisasi hanya bersifat jangka pendek karena organisasi/perusahaan lain juga
melakukan usaha untuk mencari dan meraih keunggulan kompetitif dengan strategi
yang sama dengan yang kita lakukan. Sehingga tantangan dari perspektif SDM
adalah membuat strategi-strategi yang menawarkan keunggulan kompetitif yang
dapat dipertahankan (sustainable competitive advantage).
2.
Mendukung keseluruhan strategi bisnis.
Penyusunan strategi SDM untuk mendukung keseluruhan strategi bisnis merupakan
tantangan karena beberapa sebab (1) manajemen puncak tidak selalu mampu
mengucapkan secara jernih apa strategi bisnis perusahaan, (2) kemungkinan
terdapat ketidakpastian atau ketidaksetujuan mengenai strategi-strategi SDM
yang harus digunakan untuk mendukung keseluruhan strategi bisnis, (3)
perusahaanperusahaan besar mungkin memiliki unit-unit bisnis yang berbeda.
3.
Menghindari konsentrasi berlebihan pada
masalah-masalah harian. Kebanyakan para manajer lebih banyak mencurahkan
hal-hal yang bersifat rutinitas dan berperspektif jangka pendek. Dalam konteks
ini perencanaan SDM memiliki tantangan untuk masa datang dalam melahirkan
orang-orang visioner yang mampu melihat gambaran masa depan secara integral
melebihi orang lain di sekitarnya.
4.
Menyusun strategi-strategi SDM yang
sesuai dengan karakteristik-karakteristik unik organisasi. Menjadi tugas dalam
perncanaan SDM mendatang dalam menyusun strategi bisnis berbeda dengan pesaing.
Keunikan strategi bisnis yang dijalankan antar perusahaan tidak ada yang sama
persis, namun dalam menjaga strategi bisnis yang sukses dijalankan selama ini
menjadi suatu hal yang sangat sulit sehingga mudah ditiru pesaing.
5.
Menanggulangi perubahan lingkungan.
Lingkungan bisnis yang kompetitif merupakan tantangan bagi program perencaan,
bukan saja dalam bidang SDM tetapi dalam hal perencanaan produksi, pemasaran,
dan penganggaran lainnya.
6.
Menyita komitmen manajemen. Perencanaan
SDM di tengah-tengah persaingan bisnis pada situasi ekonomi global saat ini,
departemen/manajer SDM seringkali dibuat pusing karena jarang dilibatkan dalam
perencanaan strategi bisnis pada tingkat korporat. Tidak adanya pelibatan
departemen SDM dalam penentuan rencana strategi bisnis perusahaan mengakibatkan
pencapaian tujuan-tujuan organisasi secara keseluruhan kurang optimal. Hal ini
menjadi tantangan di masa datang dalam usaha memenangkan setiap persaingan.
7.
Menterjemahkan rencana strategic ke dalam
tindakan. Tantangan lain dalam pelaksanaan perencanaan SDM dan perencanaan
strategi bisnis adalah sering tidak adanya kesesuaian antara rencana yang bagus
tetapi jelek dalam praktek. Dengan belajar dari keadaan ini, selayaknya pada
masa datang sebelum rencana direalisasikan harus diuji dan kaji dulu sehingga
bisa memberikan jaminan keberhasilan sebuah perencanaan.
8.
Mengakomodasikan perubahan-perubahan.
Tantangan terakhir dalam perencanaan SDM dan perencanaan strategi bisnis
perusahaan adalah bagaimana semua rencana yang akan dilakukan dapat
menyesuaikan dengan dinamika jaman yang ada. Perencanaan yang tidak akomodatif,
tidak lentur, tidak fleksibel dan tidak peka terhadap perkembangan pasar hanya
akan melahirkan kumpulan-kumpulan rencana yang sulit untuk direalisasikan.
DAFTAR PUSTAKA
Budi W
Sutjipto, 2002. Paradigma Baru Manajeman Sumber Daya Manusia, Amara Book,
Yogyakarta.
Henry
Simamora, 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Kedua, STIE YKPN,
Yogyakarta.
Hadari Nawawi,
1997. Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Bisnis yang Kompetitif, Gadjah
Mada
University Press, Yogyakarta. Jackson Schuler, 1990. Human Resource Planning:
Challenges for
Industrials/Organization
Psycologist, New York. Rhenal Kasali, 2005. Change, Gramedia, Jakarta.
Safarudin
Alwi, 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia, BPFE UGM, Yogyakarta
-------------------, 2010.
http://makalhkumakalahmu.wordpress.com,
diakses tanggal 2 Juli 2010
http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/PERENCANAAN%20SDM_0.pdf,
diakses tanggal 6 November 2018
