MEMPERSIAPKAN
DAFTAR PERJALANAN (Itinerary)
Sekretaris bertanggungjawab kepada
penyusunan jadwal kegiatan pimpinan pada saat perjalanan dinas. Karena itu,
sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas pimpinan.
Sekretaris dapat membantu pimpinan dalam menyusun jadwal perjalanan dengan
berpedoman pada timetable dari airlines.
Menurut Ernawati, Ursula dalam
bukunya “Pedoman Kesekretariatan Lengkap (2003:157), menjelaskan
langkah-langkah yang perlu dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan daftar
perjalanan, sebagai berikut :
·
Mengetahui Rencana Perjalanan
Pimpinan
Sekretaris harus mengetahui tujuan dan rencana perjalanan dinas
pimpinan termasuk acara kegiatan pimpinan, baik dengan cara bertanya langsung
kepada pimpinan ataupun mempelajari surat-surat yang berkaitan dengan acara
pimpinan di luar negeri.
·
Mempelajari Time Table
Sekretaris harus mempelajari time table yang berpedoman dari
airlines, meliputi perbedaan waktu (apabila perjalanan ke luar negeri). Ini
diperlukan untuk menyusun jadwal kegiatan pimpinan selama pimpinan melaksanakan
perjalanan dinas.
Sedangkan menurut Azizah V., dalam
artikelnya Praktek Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan menjelaskan bahwa seorang
sekretaris harus memperhatikan beberapa hal sebelum membuat jadwal
kegiatan pimpinan. Hal yang perlu diperhatikan antara lain meliputi :
- Apa tujuan utama
kepergian pimpinan.
- Jadwal yang pasti
tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai persinggahan.
- Alat transportasi apa
yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau mobil).
- Jenis pelayanan, (kelas
utama atau ekonomi).
- Apakah pimpinan punya
pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki.
- Pengurusan tiket dapat
dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro.
- Dalam perjalanan melalui
udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight secedule)
dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat.
Dari beberapa pendapat di atas, disimpulkan
bahwa sekretaris harus mengetahui beberapa informasi penting sebagai
pedoman menyusun jadwal kegiatan pimpinan(itiner ar y) selama pimpinan
melaksanakan perjalanan dinas. Informasi-informasi tersebut meliputi tujuan dan
waktu keberangkatan, jenis transportasi, alat transportasi, dan jenis
penginapan.
contoh :
Cahya Wilanisa seorang sekretaris
pada PT Tridharma Anugrah jakarta di beri tugas oleh Bp.Ir Budi satrio,SE
selaku direktur perusahaan tersebut untuk membuat rencana kegiatan perjalanan
bisnis melakukan perundingan bisnis dengan mitra usahanya di singapura selama 2
hari,terhitung mulai tanggal 18 sampai dengan 19 januari 2017. Di rencanakan
berangkat ke singapura hari selasa tanggal 18 januari 2017 pukul 07.00 dari
bandara soekarno-Hatta menggunakan pesawat Singapore Airlines Flight No SQ 330.
Di perkirakan pukul 09.30 tiba di Changi International Airport
Singapore.
Adapun rencana kegiatan pimpinan selama di Singapura adalah
sebagai berikut:
a. Tanggal
18 januari 2017,pukul 11.00 check in di hotel Hilton
b. Tanggal
18 januari 2017,pukul 12.30- 15.30 melakukan pertemuan bisnis dengan Mr. Lee,
seorang pengusaha mainan asal singapura di lobby hotel Hilton membicarakan
rencana kontrak kerjasama pemasaran produk mainan anak- anak tersebut.
c. Tanggal
18 januari 2017,pukul 19.00- 21.00.Berkunjung ke rumah atase perdagangan
kedubes RI di singapura, meminta pendapat dan masukan tentang rencana kontrak
kerjasama produk mainan anak-anak tersebut.
d. Tanggal
19 januari 2017,pukul 09.00 melakukan penandatanganan kontrak kerjasama
pemasaran produk mainan anak-anak untuk Indonesia di kantor Mr.Lee
e. Pukul
11.00 kembali ke hotel Hilton, kemudian di lanjutkan acara santai jalan- jalan
untuk shoping sampai pukul 15.00. pukul 16.00 check out pulang menuju bandara
changi pukul 17.00 kenbali ke jakarta dengan SQ 320.
Buatlah :
a. Jadwal perjalanan bisnis pimpinan ke singapura.
b.
Buatlah rincian pembiayaan perjalanan bisnis.
2. Buatlah
jadwal perjalanan bisnis berdasarkan nota yang di berikan kepada anda dengan
format yang di tentukan. Perhatikan juga perbedaan waktu, alamat tempat
menginap, transportasi yang di gunakan dan kode tempat , dan keterangan.
Tandatanganilah jadwal perjalanan dinas ini bersama atasan anda.
Anda adalah Staf Administrasi dari :
Bapak tigor Sinambela
Direktur PT MAKMUR INDAH
Jln.Lenteng Agung Raya No. 10
JAKARTA SELATAN
1. A.
JADWAL KEGIATAN PERJALANAN BISNIS
Nama :
Bp.Ir Budi satrio,SE
Waktu :
18 sampai dengan 19 januari 2017
Tujuan :Singapura
No
|
Waktu berangkatan
|
Tempat tujuan
|
Jenis transportasi
|
Acara
|
Lama perjalanan
|
Tiba kembali
|
|||
Hari/Tanggal
|
Pukul
|
Waktu
|
Transportasi
|
Nama
Stasiun/ terminal
|
|||||
1.
|
18 januari 2017
|
07.00
|
ke Bandara Singapura
|
pesawat Singapore Airlines
Flight No SQ 330
|
Perjalanan dinas(PD)
|
2 jam 30 menit
|
09.30
|
pesawat Singapore Airlines
Flight No SQ 330
|
Changi International
Airport Singapore
|
2.
|
10.00
|
Ke hotel hilton
|
Mobil
|
-
|
1 jam
|
11.00
|
|||
3.
|
11.00
|
Hotel Hilton
|
Check in
|
1 jam
|
12.00
|
||||
4.
|
12.30
|
Lobby hotel hitlon
|
-
|
Pertemuan bisnis
|
3 jam
|
15.30
|
|||
5.
|
19.00
|
ke rumah atase perdagangan
kedubes RI
|
Mobil
|
meminta pendapat dan
masukan tentang rencana kontrak kerjasama
|
2 jam
|
21.00
|
|||
6.
|
19 januari 2017
|
09.00
|
Kantor Mr.Lee
|
Mobil
|
penandatanganan kontrak
kerjasama pemasaran produk mainan anak-anak
|
2 jam
|
11.00
|
pesawat Singapore Airlines
Flight No SQ 320
|
Soekarno hatta
|
7.
|
11.00
|
Ke hotel hilton
|
Mobil
|
Istirahat
|
1 jam
|
12.00
|
|||
12.00
|
Jalan- jalan
|
Mobil
|
shoping
|
3 jam
|
14.00
|
||||
8.
|
14.00
|
Ke hotel hilton
|
Mobil
|
Check out
|
1 jam
|
15.00
|
|||
9.
|
15.00
|
Ke bandara Changi
International Airport Singapore
|
pesawat Singapore Airlines
Flight No SQ 320
|
-
|
2 jam 30 menit
|
17.30
|
|||
Jakarta, 15 januari 2017
Mengetahui, Di
buat oleh
Ir Budi satrio,SE Cahya
Wilanisa
Pimpinan Sekretaris
B.
RINCIAN BIAYA PERJALANAN DINAS
Nama :
Ir Budi satrio,SE
Tujuan :Singapura
Keperluan :Kerjasama
usaha
Tanggal
berangkat :18 januari 2017
Tanggal kembali :19
januari 2017
Transportasi :Pesawat
terbang
No.
|
Uraian
|
Per hari
|
Jumlah
|
Jumlah hari
|
Sub total
|
1.
|
Uang lunsum/Perdien
|
Rp 400.000
|
1
|
2
|
Rp 800.000
|
2.
|
Uang makan
|
Rp 300.000
|
1
|
2
|
Rp 600.000
|
3.
|
Tiket pergi
|
Rp 648.900
|
1
|
1
|
Rp 648.900
|
4.
|
Tiket pulang
|
Rp 820.600
|
1
|
1
|
Rp 623.300
|
5.
|
Biaya mobil
|
Rp 500.000
|
1
|
2
|
Rp 1.000.000
|
6.
|
Penginapan
|
Rp 3.691.977
|
1
|
1
|
Rp 3.691.977
|
Total
|
Rp 7.364.177
|
||||
Terbilang
tujuh juta tiga ratus enam puluh empat ribu seratus tujuh puluh tujuh rupiah
|
|||||
Mengetahui, Penerima,
Dea amanda Ir.
Budi satrio,SE
Bendahara Pimpinan
Tiket Pergi
Tiket pulang
Tiket hotel
2. JADWAL
KEGIATAN PERJALANAN BISNIS
PT
MAKMUR INDAH
Jln.Lenteng
Agung Raya No. 10
JAKARTA
SELATAN
JADWAL
KEGIATAN PERJALANAN BISNIS
BAPAK
TIGOR SINAMBELA, DIREKTUR PT MAKMUR INDAH
KE
SURABAYA, TANGGAL 28 – 29 JULI 2017
Tanggal
|
Waktu
|
Kegiatan
|
Tempat
|
Keterangan
|
28
juli 2017
|
07.00
|
Take
off menuju Surabaya
|
-
|
pesawat
Garuda No.Penerbangan GA 245
|
08.15
|
Tiba
di bandara juanda langsung ke hotel di Tumjungan No. 102 Surabaya
|
-
|
Transportasi
selama perjalanan di Surabayakendaraan kantor cabang
|
|
10.00
- 17.00
|
Rapat
kerja
|
kantor
cabang Jl. Sudirman No.17 Surabaya,Telp. (031) 854 2364
|
-
|
|
29
juli 2017
|
09.00
- 15.00
|
Seminar
tenaga kerja
|
kantor
Depnaker Jln. Sudirman No. 8, Surabaya
|
-
|
15.00
|
Perjalan
menuju hotel
|
-
|
-
|
|
16.30
|
Packing
|
-
|
-
|
|
17.30
|
Check
Out
|
Dari
hotel Surabaya
|
-
|
|
19.00
|
Perjalanan
menuju bandara juanda
|
-
|
-
|
|
20.00
|
Take
off menuju jakarta selatan
|
-
|
-
|
|
21.15
|
Tiba
di bandara soekarno-hatta
|
-
|
Di
jemput supir pribadi
|
Menyetujui,
Tigor
Sinambela
Direktur
sumber :http://irawati23.blogspot.co.id/2015/10/daftar-perjalanan-dinas-dan-biaya.html
sumber :http://irawati23.blogspot.co.id/2015/10/daftar-perjalanan-dinas-dan-biaya.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar